Secretaría de carrera: el punto de convergencia de toda la información

Hoy vamos a desgranar una de las figuras más importantes de un rallye ya que, como veréis, está presente en todos los sucesos; ya sean rutinarios o extraordinarios. Para empezar, en un resumen rápido, el departamento de secretaría es donde confluye la comunicación entre los diferentes estamentos: oficiales, participantes, comité de organización…

Óscar Rodríguez Formoso lleva más de una década siendo secretario en el Rallye de Ferrol y en los últimos años también lo hace en el Rallye Rías Altas Histórico. Por el camino ha desempeñado su función en pruebas de menor calado pero no menos exigentes a la hora de trabajar, como los muchos slalom que tuvieron lugar en el Recinto Ferial de Punta Arnela en Ferrol.

“Ahora hacemos muchas menos carreras porque al ir cumpliendo años vas teniendo menos ganas. Pero hubo temporadas en que apenas teníamos fines de semana libres, básicamente porque si veíamos un hueco en el calendario sacabamos algo adelante. Entre nuestro rallye, con los que colaboramos, los rallyes sociales que hacíamos, los slalom…”, dice.

El ferrolano debe contar con unas normas de actuación ya que recibe toda la tensión que va surgiendo a lo largo de la competición. Entre otras muchas cosas, tiene que ser amable, ordenado, previsor, ágil… y ¡muy pulcro en el diseño y redacción de los documentos! Otra tarea que desempeña, aunque no sea la suya propia, es la de relaciones públicas.

Como muchas otras funciones, en los últimos diez años la de secretario ha cambiado mucho, al menos en la Escudería Ferrol. Antes Óscar y el equipo de secretaría eran los encargados de todas las tareas previas (elaboración del libro de seguridad, road-book…) y sabían de todo porque cualquier duda de un compañero la tenían que resolver. Con el paso del tiempo se han ido creando departamentos y ellos ya no están metidos de lleno en todas las tareas sino que sólo informan y controlan que la documentación se le entrega a la Federación en tiempo y forma.

“Últimamente los secretarios estamos presionando a la RFEDA para que quiten el tablón de avisos físico porque hoy en día con internet, nadie lo consulta. De hecho en el Rías Altas Histórico 2018 no lo hubo y ni una sola persona preguntó por él”, confirma.

Así las cosas, Óscar y su equipo tienen varios puntos en los que ensimismarse en los meses anteriores a la celebración de la prueba. Deben elaborar un planning de trabajo, coordinar la confección del reglamento particular y procesar el cuadro de oficiales junto con el comité. Todo esto antes de dedicarse en cuerpo y alma a lo realmente engorroso: pedir con antelación todos los permisos a las autoridades competentes, solicitar el seguro a la RFEDA, poner en alerta a los centros hospitalarios de la zona, mantener actualizada la página web y el tablón oficial de avisos y preparar toda la documentación para los participantes: dorsales, publicidad…

Tienen que estar atentos a cómo avanzan las inscripciones porque antes de la fecha límite deben ir recepcionando toda la documentación, comprobando que los datos sean fehacientes y que acompañen los derechos de inscripción. También es muy importante que sigan un estricto orden de llegada porque en caso de cumplir el límite de participantes tienen obligación de comunicar a los reservas cuál es el orden en que se encuentran para suplir cualquier ausencia.

“Todos los participantes deberían estudiar más los reglamentos y los anuarios de las federaciones implicadas en los campeonatos que vayan a correr. A veces ves cosas que te sorprenden. Por ejemplo, en este último Rías Altas se permitía reengancharse en súper rallye en la tercera sección, exclusivamente. Así lo decía claramente el reglamento. Bueno, pues algún equipo llamó para hacerlo en otra sección distinta”, comenta.

Cuando ya está cerrado el plazo para enviar el formulario, adjudican un número a cada equipo y acto seguido remiten el listado provisional a la RFEDA. Asimismo, elaboran el cuadrante de las verificaciones administrativas y técnicas.

Los días de rallye el trabajo para Óscar y demás compañeros empieza bien temprano. Tanto es así que tienen que estar al pie del cañón en la verificaciones administrativas, hacerse cargo de ellas y dirigirlas. Controlan la recepción de las licencias, comprueban que a cada participante se entrega todo el material necesario, se aseguran que ningún competidor está inmerso en algún proceso punitivo pendiente de resolverse, como suspensión de permiso de conducción, pago de multas o cuestiones similares. Ya por último, este día elaboran un informe de lo sucedido a los comisarios deportivos.

”Cuando empecé en esto tenía muchos ídolos, como cualquier aficionado. Con el paso del tiempo y debido a que yo como secretario a veces tengo que tratar con ellos por motivos que no gustan y a veces muy puntiagudos, puedo decir que a día de hoy no tengo ningún referente. Los pilotos en ciertas situaciones no conocen a nadie”, sentencia.

Durante la propia competición, lo que más hacen es cuidar el tablón de avisos, generar información rutinaria de cada especial cronometrada, custodiar la misma y elaborar informes. Por ejemplo, una neutralización, algo poco o nada previsible, les da bastantes quebraderos de cabeza. Tienen que parir un informe describiendo lo que ha pasado, recabar datos de todo tipo… y a continuación hacerlo llegar a los comisarios deportivos. Peor es cuando hablamos de un accidente con daños materiales, porque ahí entran en juego las aseguradoras, con las que hay que comunicarse…

Inmediatamente después de la prueba la secretaría publica la clasificación definitiva, prepara informes finales… y en el momento oportuno comunica la apertura del parque cerrado.

Horas más tarde envía a Madrid un buen lote de documentos. Desde las distintas clasificaciones hasta las actas, anexos, decisiones y comunicados pasando por copia de cualquier incidente que se haya producido y que haya necesitado intervención médica, comprobante de ingreso hospitalario de cualquier accidentado, originales de partes médicos de accidente, partes de accidentes con resultado de daños materiales a terceros…

Que quede claro, si todos nosotros podemos disfrutar del hacer de los pilotos al volante es gracias al trabajo de Óscar y gente como él, que aunque no son figuras públicas porque siempre están metidos en la trastienda, aparentemente bastante desconectados del propio rallye, sí son imprescindibles no para que todo vaya bien sino, simplemente, para que todo transcurra.

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